Verslui karštigiškai ieškant būdų mažinti sąnaudas, vis daugiau įmonių ryžtasi atsisakyti komandiruočių. Bet apsieiti be jų ne visada pavyksta. Siekiantiems taupyti gali padėti technologijos.

Atsisakyti neišeina

Didmenine alkoholinių gėrimų prekyba užsiimanti bendrovė "Liviko" veikia trijose Baltijos valstybėse, o partnerių turi visame pasaulyje. Todėl, pasak bendrovės rinkodaros direktorės Eivos Pocienės, be komandiruočių apsieiti būtų sunku.

"Už įmonės strategiją ir rezultatus atsakingi vadovai į komandiruotes pastaruoju metu vyksta bent kartą per mėnesį. Šiek tiek rečiau į komandiruotes siunčiami ir produktų vadovai", – pasakojo rinkodaros direktorė.

Darbo išvykų skaičius labiausiai priklauso nuo įmonėje vykstančių pokyčių. "Keičiama strategija, formuojamas asortimentas, konsultacijoms prireikia pasitelkti geriausius įmonės specialistus iš visų trijų Baltijos šalių", – komandiruočių priežastis vardijo E.Pocienė.

"Liviko" atstovė skaičiavo, kad vienos komandiruotės išlaidos siekia nuo kelių šimtų iki poros tūkstančių litų. Kaip alternatyvą bendrovė yra išbandžiusi ir telekonferenciją.

Beje, pastarųjų pranašumą, ko gera, žino daugelis kompiuterių naudotojų. Jau ne pirmus metus naudojantis interneto komunikacijos programomis, pavyzdžiui, "Skype" ar MSN, galima bendrauti pasitelkus vaizdo pokalbius. Reikia tik kompiuterio su vaizdo kamera ir mikrofonu bei interneto ryšio, ir su pašnekovais, esančiais kad ir kitame pasaulio gale, bus galima bendrauti, kiek širdis geidžia.

Reikia investicijų

Pasitelkti telekonferenciją versle ne taip paprasta, o jai reikalinga įranga – nepigus malonumas. Pavyzdžiui, inžinerinių sprendimų bendrovė "Fima" su partneriais šiuo metu diegia 1,4 mln. litų vertės vaizdo pasitarimų ryšio sistemą įmonėje "Lietuvos geležinkeliai".

Pasak "Fimos" Telekonferencinių sprendimų departamento direktorius Eugenijaus Kurtinaičio, tai didžiausias tokio pobūdžio projektas Baltijos šalyse, konferenciniu ryšiu ketinama aprūpinti 25 "Lietuvos geležinkelių" administracijos centrus visoje Lietuvoje.

"Įrengti telekonferencijos sistemą vienoje vietoje kainuoja iki 30 tūkst. litų. Tiek atsieina brangiausia įranga. Renkantis techniką be HDTV (raiškiosios televizijos – red. past.) funkcijų kaina gal siekti ir iki 15 tūkst. litų", – dėstė pašnekovas.

Anot jo, naudojantis telekonferencija galima rengti susitikimus, pristatyti pranešimus ar organizuoti seminarus. Vienu metu pokalbio kambaryje gali būti nuo kelių iki keliolikos žmonių, kompiuterinė įranga gali pati surasti kalbantįjį ir į jį nukreipti kamerą.

E.Kurtinaičio teigimu, tokią įrangą dažniausiai naudoja didesnės, keliose šalyse veikiančios bendrovės, kurių darbuotojai reguliariai turi dalyvauti bendruose susitikimuose.

Padeda suplanuoti kelionę

Vis dėlto tiek E.Kurtinaitis, tiek E.Pocienė pripažino, kad telekonferencija negali visiškai pakeisti realaus bendravimo.

"Telekonferencija gali padėti taupyti ne tik pinigus, bet ir laiką. Todėl ji nepakeičiama, kai reikia operatyviai priimti keliems padaliniams svarbų sprendimą. Tačiau kai naudojama daug vaizdinės informacijos ar norint išbandyti produktą, daugelio esminių dalykų per ją perteikti tiesiog neįmanoma", – pranašumus ir trūkumus vardijo E.Pocienė.

Kai komandiruotės būtinos, sutaupyti joms skiriamų lėšų galima renkantis kelionę suplanuoti padedančias paslaugas. Vieną tokių – elektroninę skrydžio bilietų ir kitų turizmo paslaugų užsakymo sistemą "E-Travel" – verslui siūlo kelionių organizatorius "Kaleva Travel". Bendrovės atstovai tikino, kad ši sistema padeda sutaupyti iki 50 proc. komandiruotei organizuoti skiriamo laiko ir apie 5 proc. išlaidų.

"Naudojantis sistema nereikia laukti atsakymo iš kelionių agentūros vadybininko, kuris ne visada gali operatyviai suteikti informacijos. Pats keliautojas ar įmonės darbuotojas, atsakingas už tarnybines keliones, visas paslaugas pasirenka ir užsako savarankiškai", – pasakojo įmonės "Kaleva Travel" vadovė Rasa Barisienė.

Svarbiausias šios sistemos pranašumas – ją galima pritaikyti specifiniams įmonės poreikiams. "Sukuriama komandiruočių politika, todėl darbuotojai neturi galimybės piktnaudžiauti ar užsisakyti netinkamo varianto. Sistema taip pat parodo, kiek galima sutaupyti, pavyzdžiui, už kokią kainą buvo įsigyti skrydžio bilietai ir kokia mažiausia kaina siūlyta tuo laiku", – kalbėjo R.Barisienė.

Pageidaujant naudotis sistema "E-Travel" reikia pasirašyti sutartį ir numatyti, kas bus atsakingas už komandiruotes, kokios taisyklės planuojant darbo išvykas galios įmonėje.

Bendrovės "Kaleva Travel" vadovės teigimu, šia sistema naudojasi apie 150 įmonių Suomijoje, Estijoje ir Latvijoje tokių yra 50, Lietuvoje – apie dešimt.

Telekonferencija

Naudojama įvairiose srityse, pradedant nuotoliniais mokymu ir baigiant medicina. Telekonferencijai reikalinga speciali įranga ir spartus interneto ryšys.

Norint perduoti raiškiosios televizijos (HDTV) vaizdą, interneto sparta turi siekti bent 2 Mb/s. Ne tokiam kokybiškam vaizdui pakanka ir 300–500 Mb/s.

Telekonferencija vyksta naudojantis kamera su mikrofonu ir ekranu kiekvienoje vietoje, iš kurios jungiamasi prie pokalbio. Telekonferencijoje galima dalyvauti iš dviejų ar daugiau nutolusių vietų, be to, prie jos galima jungtis ir iš savo kompiuterio.

"E-Travel"

Sistemoje galima išsirinkti skrydį lėktuvu, užsisakyti viešbučio kambarį ar išsinuomoti automobilį įvairiose šalyse. Čia pateikiamos verslo klientams skirtos kainos.

Sistemoje taip pat yra žemėlapių, informacijos apie orus, miesto transportą.

Be to, "E-Travel" galima pritaikyti specifiniams kiekvienos bendrovės poreikiams: nustatyti, kurie darbuotojai gali naudotis sistema, kas turi patvirtinti suplanuotą komandiruotę, kokie apribojimai bus taikomi renkantis skrydį ar bilietus.