Nacionalinės valiutos pakeitimas iššūkiu taps ne tik atsiskaitantiems už kasdienes prekes ir paslaugas, bet ir įmonių buhalteriams. Naujųjų metų naktį visos įmonės apskaitą ims vesti eurais. Kaip teigia verslo valdymo ir apskaitos sistemas kuriančios bendrovės „Prototechnika“ direktorius Kęstutis Skukauskas, įmonės, norėdamos be papildomo streso pereiti nuo apskaitos litais prie apskaitos eurais, tam turi pradėti ruoštis iš anksto.

„Prototechnika“ patirties konvertuojant valiutą įmonės buhalterinėse sistemose pasisėmė pernai Latvijoje, kur nuo lato prie euro padėjo pereiti 8 klientams, naudojantiems „Prototechnikos“ apskaitos programas. Latvijoje filialą turinčios bendrovės „Isku Baldai“ vyr. finansininkė Natalija Radzevičienė teigia, kad pirmas blynas Latvijoje „Prototechnikai“ nebuvo pridegęs.

„Pasiruošimas buvo ilgas, reikalavo daug pastangų. „Prototechnikos“ darbuotojai daug konsultavosi, bendravo su buhaltere, kad pasiruošimas valiutų keitimui būtų lengvesnis ir sklandesnis. Vėliau jie konvertavo, tikrino likučius, teikė rezultatus, nurodė problemas, o mes jas iš karto sutvarkėme, kad neliktų nebaigtų operacijų“, – sako N. Radzevičienė.

„Isku Baldai“ vyr. finansininkės teigimu, buhalteris privalo dalyvauti šiame procese, tikrinti likučius, stebėti konvertavimą.

„Reikėjo padirbėti, nes buvo įvairių smulkmenų, likučių, kuriuos turėjome sutikrinti. Tačiau visą informaciją susitvarkėme, todėl konvertavimas buvo sklandus. Lietuvoje konvertavimui į eurą pasirinksime tokį patį variantą, kokį naudojome Latvijoje“, – teigia N. Radzevičienė.

Įrankių, kurie naudojami verslo valdymo sistemoje pereiti prie kitos valiutos, pagrindinis tikslas – sutaupyti kuo daugiau laiko ir pasiekti maksimalų tikslumą. Šiuo metu rinkoje yra įvairių įrankių, tačiau vieni gali sumažinti neteisingų ataskaitų skaičių 2015 m. pradžioje, o kiti gali kainuoti mėnesį ir daugiau papildomo darbo. 

„Kai kurios įmonės mano, kad buhalterinėje programoje esančių duomenų konvertavimą geriausia patikėti konvertavimo programoms nesigilinant į tai, ką tos programos atlieka ir kiek darbo palieka. Galima 2015 m. su eurais pradėti dirbti ir neįvertinus rizikos, tačiau papildomai gali tekti paaukoti kelis kartus daugiau laiko ir pastangų“, – sako K. Skukauskas.

Jis išskiria tris rinkoje esančius valiutos konvertavimo įrankių brandos lygius:

1. Paprasčiausi įrankiai, kurie automatiškai konvertuoja visus surastus duomenis iš litų į eurus ir neanalizuoja klaidų, trūkumų, neatitikimų. Taip nekorektiški duomenys iš duomenų bazės su litais perkeliami į naują, kurioje apskaita vykdoma eurais. Tokie įrankiai patys pigiausi ir kelia daugiausiai galvos skausmo.
2. Šiek tiek sudėtingesni įrankiai, kurie išsaugo istorijos tęstinumą toje pačioje bazėje ir konvertuoja duomenis. Iki 2015 metų operacijos matomos litais, o naujos vykdomos eurais.
3. Įrankiai, kurie suranda nesutvarkytus duomenis litais, padeda juos sutvarkyti ir duomenų bazę konvertuoja tik ištaisius visas klaidas. Toks įrankis kainuoja brangiau nei kiti, tačiau atneša daugiausiai naudos – netikslūs duomenys nedubliuojami, todėl jų vėliau nereikia tvarkyti dvejose duomenų bazėse: senoje – litų ir naujoje – eurų.

„Nesutvarkytų duomenų klaidas pastebėti labai sunku, o už kelių mėnesių pasirodžiusioms klaidoms ištaisyti reikės skirti daug laiko ir pinigų, bus pateikiamos neteisingos ataskaitos. Todėl, remdamiesi Latvijos klientų patirtimi, sukūrėme įrankį, kuris prieš konvertuodamas duomenis suranda pasislėpusius trūkumus ir padeda šias klaidas ištaisyti. Be abejo, klaidų taisyme privalo dalyvauti ir įmonės buhalteris, o darbus reikia pradėti kuo anksčiau, nes, pradėjus paskutinę savaitę, tikimybė, kad pereinant prie euro iškils problemų dėl trūkstamų duomenų, kitų nenumatytų neaiškumų, išauga iki 90 proc., – teigia K. Skukauskas.

Anot jo, duomenų bazių konvertavimas iš litų į eurus ir programų pritaikymas dirbti su euru – tik ledkalnio viršūnė, nes tikrosios laiko sąnaudos ir išlaidos slepiasi giliau. Geriausieji įrankiai patys atlieka daug duomenų analizės darbų, kuriuos paprastai turi atlikti žmonės. Prieš įmonei pereinant prie euro, įvairius paruošiamuosius darbus turėtų atlikti bent du įmonės darbuotojai: buhalteris ir IT specialistas. Jeigu šiuos darbus iki valiutos keitimo atlieka konvertavimo programa, kuri tvarkytinas vietas ištaiso arba pateikia jas buhalterei, toks įrankis gali sutaupyti apie 4 savaites darbo laiko iki ir po perėjimo prie euro.